Privatlivspolitik

Grundejerforeningen – Planetbyen 2

Foreningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne
privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine
personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.

Adresse: Uhrhøj, 7100 Vejle
CVR: 38349961
Dato for seneste ajourføring: 21-03-2026

1. Dataansvarlig

Grundejerforeningen Planetbyen2 er dataansvarlig.
Den daglige håndtering varetages af bestyrelsen.
Kontakt: Admin@planetbyen2.dk

2. Formål med behandlingen

– Administration af medlemskab og ejerskab
– Opkrævning og håndtering af kontingenter
– Kommunikation med medlemmer (indkaldelser, referater, information)
– Vedligeholdelse af medlemsregister
– Overholdelse af retlige forpligtelser (bogføring mv.)
– Håndtering af ejendomshandler i foreningen

3. Retsgrundlag (GDPR art. 6)

– Aftale (medlemskab)
– Retlig forpligtelse (bogføringsloven mv.)
– Legitim interesse (drift af foreningen)

4. Kategorier af registrerede

– Medlemmer (grundejere)
– Tidligere medlemmer (i begrænset periode)
– Leverandører/samarbejdspartnere (begrænset)

 

5. Typer af personoplysninger

Almindelige oplysninger:
– Navn
– Adresse
– Telefonnummer
– E-mail
– Ejendomsoplysninger
– Betalingsoplysninger

Følsomme oplysninger:
– Ingen som udgangspunkt

CPR:
– Behandles ikke medmindre lovkrav opstår

6. Modtagere af oplysninger

– Offentlige myndigheder ved lovkrav
– Revisor
– IT-leverandører/databehandlere
Oplysninger videregives kun når nødvendigt.

7. Overførsel til tredjelande

Der overføres som udgangspunkt ikke personoplysninger til tredjelande uden for EU/EØS.
Hvis IT-systemer anvendes (fx cloud), sikres gyldigt overførselsgrundlag.

8. Opbevaringsperiode

– Medlemsoplysninger: Opbevares under medlemskab og slettes ved ophør
– Regnskabsdata: Opbevares i 5 år jf. bogføringsloven
– Øvrige oplysninger: Slettes når formålet ikke længere er relevant

9. Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

– Adgangsbegrænsning til relevante bestyrelsesmedlemmer
– Passwordbeskyttede enheder
– Løbende opdatering af software
– Begrænset adgang til følsomme oplysninger
– Bevidsthed om phishing og databeskyttelse

10. Håndtering af brud på persondatasikkerhed

– Brud identificeres og vurderes
– Risiko for registrerede vurderes
– Datatilsynet anmeldes inden 72 timer ved pligt
– Berørte personer informeres ved høj risiko
– Hændelser dokumenteres internt

11. Databehandlere

Foreningen anvender eksterne databehandlere (fx IT-systemer).
Der indgås databehandleraftaler hvor relevant.

12. IT-systemer og databeskyttelse

 

Foreningen anvender almindelige administrative IT-systemer.
Ved valg af systemer sikres:
– Dataminimering
– Adgangsstyring
– Mulighed for sletning
– Sikker opbevaring