Referat General forsamling 2025

Dagsorden

 
VELKOMST OG VALG AF DIRIGENT
Møde start kl. 19.30

Formand Christian Dalgaard, bød velkommen og gennemgik dagens dagsorden.

Michael Olsen blev valgt som dirigent (enstemmigt vedtaget)

Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet (via mail til hvert enkelte medlem) Og beslutningsdygtig grundet fremmøde med 15 parceller repræsenteret.

(krav om 2/3del fremmødte medlemmer, for vedtagelse af ændringer i vedtægterne er ikke opfyldt)

Fremmødet bestod af i alt 15 husstande inkl. bestyrelsen.

ÅRSBERETNING V/Bestyrelsen
Formanden gennemgik kort de punkter der er blevet arbejdet med i perioden siden sidst herunder oplistet kort i punktform;

• D. 13.4-2023 fik vi overdraget de sidste arealer med en række punkter til opfølgning – der er forsat dialog med kommunen om endelig afslutning af mangellisten.
• Belysningsprojektet har trukket lidt ud men er nu på plads og vi forventer opstart indenfor den næste md. (varighed ca. 1. md.) tilbud lyder på 219.034kr. og ligger under det aftalte budget.
• Omkring den nye omfartsvej (Vejledalen) bliver der etableret beplantning for at skærme mod lys fra billygter.
• Forskønnelse med supplerende træer i fællesområderne har vi rykket da vi har vurderet for stor usikkerhed om budgettet i 2024.
• Fart på stamvejen – der henstilles til at vi sænker farten.
• Budget og årshjul har vi arbejdet med efter at have modtaget hele arealet.
• Grundejerforeningens fælles områder – skal der betales grundskyld? -vi har drøftet med PL og der vurderes at det ikke bliver aktuelt for os, da vi jo ikke ejer fællesområderne.

Kommentar;

Spørgsmål:
Er det kun driften af arealerne der er overdraget fra Vejle kommune til grundejerforeningen? – ja.

Bliver der lagt Jelsa på stien mod nord og den nye udstykning i forbindelse med overdragelse og kobling til næste udstykning? – ikke umiddelbart men vi kikker på det i driften, prøver i første omgang at indhente en pris på det.

GENNEMGANG SAMT GODKENDELSE AF REGNSKAB OG BUDGET
• Formand Christian Dalgård, gennemgik regnskabet
• Revisor Jan Løvstad – har godkendt regnskabet
• Regnskabet blev herefter godkendt – enstemmigt.
• Budgettet blev efter besvarelse af nedenstående spørgsmål godkendt – enstemmigt.
• Budget og regnskab vedlægges referatet.
• Kontingent ønskes fastsat til 2.600 + vejfond til 800 = totalt for indeværende år er 3.400 kr. (obs – nyt indbetalingsbetalings tidspunkt) – godkendt, enstemmigt.
• Efter fuld overdragelse af områderne, vil bestyrelsen begynde at arbejde med et mere specifikt driftsbudget dels efter erfarings tal fremadrettet.

Kommentarer;
Hvad dækker forskellen på de ca. 30.000 på vedligehold
~10.000 er gået til revneforsejling på Skorpionen og rensning af vejbrønde.
~ 6.000 er gået til andet arbejde, træfældning, hæk og deslige.
~ 9.000 er generel prisstigning på græsslåning, samt større areal.
~5.000 er til slåning af naturgræs.

–

Er der indhentet alternative tilbud på vedligehold af områderne siden sidst.
– ikke hvert år men det vil vi gøre løbende, prisen er meget lav i forhold til tidligere indhentede priser.

*

Spørgsmål om beløb afsat til ”bestyrelsesmøder” og ”middag” samlet 5.000kr.

==> det er bestyrelsens valg.

*

Der ønskes afstemning af om posten til bestyrelsen kan accepteres ved håndsoprækning
=> 10 for 5 imod – posten er godkendt til budgettet.

VALG AF REVISOR
Jan Løvstad modtager genvalg med fuld opbakning.

FREMLÆGGELSE, Samt Gennemgang og afstemning af indkomne forslag.

FORSLAG
Ingen forslag modtaget

VALG AF BESTYRELSEN
• 1- Christian Dalgaard (Formand modtager genvalg
• 2- Thomas Schou (Næstformand) modtager genvalg
• 3- Thomas Bille (Admin) modtager genvalg
• 4- Michael Hansen (Kasserer) modtager genvalg
• 5- Tim Andergreen Nielsen modtager genvalg
• 6- Peter Riis Rasmussen modtager genvalg

Valg af nye medlemmer:
7- Michael Olsen stille op som bestyrelsesmedlem,

Afstemning ved ”pragmatisk nummer system” 1-7

1. 15 stemmer
2. 15 stemmer
3. 10 stemmer
4. 13 stemmer
5. 8 stemmer
6. 13 stemmer
7. 14 stemmer

Tim Andergreen Nielsen træder ud af bestyrelsen, Michael Olesen træder ind.

Bestyrelsen konstituerer sig ved førstkommende møde.

Note: 01/04/2025

Bestyrelsen har konstitueret sig således:

• Formand: Christian Dalgaard
• Næstformand: Thomas Schou
• Kasserer: Michael Hansen
• Admin: Thomas Bille
• Medlem: Michael Olsen
• Medlem: Peter Rasmussen

Note tilføjes til næste års indkaldelse: evt. nye medlemmer skal tilmelde sig før generalforsamlingen.

Kommentar fra 2024 referatet: Bestyrelsen bør være valgt for toårig periode 50/50 fordelt efter ”rotations-princippet” så man undgår at stå uden bestyrelsesmedlemmer på noget tidspunkt.

Svar (efterskrift) – bestyrelsen vælges iht. foreningens vedtægter ”§19 – Bestyrelsen vælges for 1 år ad gangen. Genvalg kan finde sted” – rotation er unægtelig en rigtig god ide men ikke iht. foreningens vedtægter (disse findes i øvrigt på hjemmesiden www.planetbyen2.dk/vedtaegter

EVENTUELT / DIVERSE

• Opfordring til at lave en indsats på opsamling af hundelorte på stierne og i området generelt, der er enighed om det er klamt og ikke velset.

• Affaldsindsamling (31. marts – 6. april 2025) – Årlig National affaldsdag – vært søges via evt. nyhedsbrev

• Arbejdsdag – kan evt. slås sammen med Affaldsindsamling – vært søges via nyhedsbrev

o Forslag: de to dage kan evt. slås sammen på en og samme dag.

• Bliver der gjort tiltag for hastighedsnedsættelse på stamvejen – nej kommunen har foretaget hastighedsmålinger og vurderet der ikke skal gøres noget.

• Er der kommet henvendelser om ringe oversigtsforhold fra stik veje til stamvej? – nej bestyrelsen har ikke hørt noget.

OPBAKNING TIL ARRANGEMENTER:
Der mangles generel opbakning til projekter som skraldedag og vedligeholdelsesdag. Bestyrelsen opfordrer medlemmer til at påtage sig opgaven, ellers vil vi overdrage opgaven til en tredjepart og betale os fra opgaven.

Det er muligt for medlemmer at stå for og afholde sociale arrangementer. Afstem med bestyrelsen om hvad vi kan bidrage med.

INFORMATION TIL NYE GRUNDEJERE
Se gældende regler og aftalte vejledninger på Foreningens hjemmeside www.planetbyen2.dk

VEJLEDNING TIL HVORDAN DU FREMSTILLER ET FORSLAG TIL GF:
Bestyrelsen har udarbejdet et kort skriv (se hjemmesiden) om hvordan man fremstiller et forslag til afstemning på generalforsamlingen. Vi henstiller til at denne vejledning følges ved indsendelse af nye forslag til afstemning, således det bliver så sagligt og konkret som muligt.

Møde slut kl. 21:30